مدیران مسئول نشریات دانشجویی برای شرکت کردن در جشنواره باید در سامانه جشنواره به آدرس magusb.ir ثبت نام و اطلاعات مورد نیاز را وارد و آثار را بارگذاری کنند. مدیران مسئول می‌توانند آثار نشریات خود را در جشنواره ثبت کنند.
در بخش آثار برگزیده در هر کدام از رسته‌ها باید فایل همه صفحاتی که مطلب مورد نظر در آن چاپ شده ارسال شود و اگر مطلب مورد نظر چند صفحه را به خود اختصاص داده است تمام صفحات باید فشرده (rar)شده و سپس ارسال شود.
در رسته گرافیک و صفحه‌آرایی شرکت‌کنندگان باید کل نشریه را بارگذاری کنند، ضمناً نام صفحه آرای نشریه الزاماً باید در شناسنامه نشریه درج شده باشد.
هر فرد می تواند در هر یک از رسته‌های بخش آثار و بخش ویژه تا سه اثر ارسال نماید،. لذا شرکت کنندگان باید سه اثر از بهترین آثار خود را در جشنواره شرکت دهند.
تبصره: محدودیتی برای ارسال آثار متفاوت در رسته های متفاوت وجود ندارد.
هر شماره از نشریه صرفاً در یک رسته قابل ارسال است و ارسال یک شماره از نشریه در بیش از یک رسته تخلف محسوب می‌شود .اما ارسال شماره های متفاوت یک نشریه در رسته های متفاوت تا سقف سه شماره بدون اشکال است.
تبصره:هر اثردر بخش آثار و بخش ویژه و هر شماره نشریه در بخش نشریات و بخش مجازی صرفاً در یک رسته قابل ارسال است.
چنانچه قصد دارید تمامی شماره های یک نشریه را در یک رسته ثبت و ارسال نمایید باید در بخش ارسال نشریات یک شماره از آن را بارگذاری کرده و شماره های مختلف آن را در قسمت بارگذاری شماره های نشریه بارگذاری نمایید.
نشریاتی که زمینه انتشار آنها متنوع است(به عنوان مثال فرهنگی، اجتماعی و سیاسی) می توانند شماره های مختلف نشریه ی خود را حداکثر در سه رسته ثبت و ارسال نمایند.
بدینصورت که اگر نشریه‌ای با زمینه فرهنگی، اجتماعی و سیاسی منتشر میشود؛ به عنوان مثال شماره اول آن در رسته فرهنگی ,و اجتماعی، شماره دوم در رسته عمومی و شماره سوم در رسته سیاسی بارگذاری شود. توجه داشته باشیم که یک شماره تنها در یک رسته قابل ثبت و ارسال بوده ولی بارگذاری شماره های دیگر در رسته های دیگر با رعایت سقف سه رسته بلامانع است.
تشخیص رسته نشریه صرفاً با شرکت کننده است که باید بر اساس غلبه موضوعی نشریه خویش(مانند فرهنگی، سیاسی، صنفی و…) رسته مرتبط را انتخاب می کند. اگر در نشریه هیچ موضوعی غلبه محتوایی نداشته باشد، آن نشریه می‌تواند در رسته نشریات عمومی بارگذاری شود.
هر مدیرمسئول میتواند یک حساب کاربری داشته باشد و ساختن بیش از یک حساب کاربری تخلف محسوب شده و منجر به حذف کلیه آثار متخلف می‌شود.